Que doit faire un chef de projet systémique ?

Les projets nécessitent des ressources, et ces ressources doivent être gérées de manière à mener à bien les projets dans les délais, avec toutes les spécifications et à l’intérieur du budget. C’est le rôle du chef de projet. Cependant, malgré l’existence d’organismes professionnels, les projets ne sont pas régulièrement livrés comme prévu en raison d’une mauvaise méthode. Sur une base globale, ce manque d’efficacité dans la gestion de projet est une ponction majeure sur les ressources, sans parler des gaspillages inutiles.

Dans une entreprise entièrement centrée sur les projets, le rôle du chef de projet revêt une toute nouvelle dimension. Chaque personne de l’entreprise est soit une ressource dans un projet, soit un chef de projet, et parfois les deux dans différents projets. Le management de projet est donc une activité clé. Dans l’approche de la « chaîne critique« , le rôle du chef de projet est à la fois critique et simple. Son travail consiste à :

1. Identifier la chaîne critique (différents logiciels peuvent aider dans ce processus) ;
2. Raccourcir la chaîne critique (la difficulté consiste ici à remettre en question nos hypothèses sur l’impossibilité de remplacer certaines des ressources attribuées par des ressources inutilisées. On ne sous-estime évidemment pas les compétences nécessaires à cette tâche, mais il faut croire fermement que la formation peut aider à élever les compétences des personnes et à libérer davantage de ressources nécessaires dans le système) ;
3. Attribuer un tampon de projet et des tampons d’alimentation ;
4. Mettre à jour le projet avec l’exécution des tâches jour par jour afin de détecter les retards éventuels ou l’achèvement des travaux ;
5. Mesurer la consommation des tampons (à l’aide de cartes de contrôle) afin de savoir que l’exécution du projet est prédictible ou qu’il est nécessaire de rechercher les raisons de la consommation anormale des tampons (ou de l’augmentation des tampons en cas d’achèvement précoce systématique); et
6. Exercer un contrôle spécial sur les ressources impliquées dans les tâches appartenant à la chaîne critique et alerter les ressources suivantes en ligne afin de capitaliser sur les achèvements des premières tâches.

C’est simple, oui, mais que se passe-t-il lorsque les gens ne font pas ce qu’ils sont censés faire ? Une fois que tout est clairement défini et que chacun sait ce qu’il est censé faire et quand le faire, et que le chef de projet sait quand alerter les gens pour qu’ils soient prêts mais la tâche n’est pas effectuée, que se passe-t-il ?

Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles les gens n’agissent pas alors qu’ils sont supposés agir. Une des raisons peut être un mauvais alignement de l’autorité et de la responsabilité qui empêche quelqu’un de prendre des mesures. Une autre raison peut être un conflit non verbalisé qui maintient une personne paralysée et incapable d’agir. C’est là que les éléments cognitifs du management systémique entrent en jeu et que les outils du « Thinking Process » (Processus de Réflexion de la Théorie des Contraintes) sont essentiels au bon fonctionnement du management de projet.

SCIQUOM et IDEEFORCE sont là pour vous aider à maîtriser toutes les connaissances (les méthodes et les outils) du management systémique afin de vous réinventer en un leader qui capitalisera sur l’augmentation continuelle du ROI (retour sur investissement).