SCIQUOM   I  IDEEFORCE         

     

Le répertoire d'idées permettant d'exploiter la pleine puissance de l'information et de la connaissance dans le management des opérations industrielles et institutionnelles


Ammar Hadj Messaoud, Ing.; M.SC.

Regard sur la structure inhérente d’un système d’information

L’information et les données sont deux choses différentes. L’information est la réponse à la question posée. Quel type d’informations recherchons-nous ? Pour répondre à cette question, il suffit d’écouter la plainte de tout le monde : « Nous sommes noyés dans des océans de données; néanmoins, nous manquons d’informations. »  En écoutant attentivement  les questionnements qui suivent on comprendra cette plainte désespérée.

Devrions-nous accepter cette commande client particulière? Faut-il autoriser cette réquisition d’affectation  pour plus de machines? Quelle proposition devrions-nous soumettre pour cette offre? Que pouvons-nous faire d’autre pour réduire les délais scandaleux dans la conception des produits? Devrions-nous fabriquer cette partie particulière, ou continuer à l’acheter? Comment évaluer objectivement les performances de cette zone locale? Quel fournisseur choisir? Etc., etc., etc.

Il est difficile d’échapper à la prise de conscience que les informations les plus nécessaires concernent les questions auxquelles la comptabilité analytique était censée répondre. En fait, ce n’est pas surprenant du tout, car le processus de décision du «monde des coûts» est totalement inapproprié pour notre réalité du «monde du Throughput (débit)». On ne peut répondre correctement à ces questions par nos procédures de prise de décision traditionnelles. Les managers n’ont dû se fier qu’à leur intuition. Le pont entre les données et les informations nécessaires, le processus de décision, manquait. Ainsi, l’océan de données que nous avons rassemblé n’a pas permis de justifier les réponses intuitives. En fait, cela les a simplement effacés. De ce qui vient d’être écrit, on peut dire que la nature des systèmes d’information souhaités est très différente des systèmes de données disponibles.

Il faut savoir que l’information est organisée selon une structure hiérarchique, où l’information d’un niveau supérieur peut être déduite des niveaux inférieurs grâce à l’utilisation d’une procédure de décision. Nous ne disposons pas des informations nécessaires, car nous n’avons pas utilisé les procédures de décision appropriées. Cela implique que le système d’information que nous recherchons doit être principalement orienté vers des niveaux d’information plus élevés.

Chaque fois que la question a pu être résolue sans impliquer une procédure de décision, strictement en capturant les données requises, nous l’avons déjà fait et on le fait toujours. C’est là que la plupart de nos efforts passés ont été canalisés. Pas étonnant que nous appelions nos systèmes actuels systèmes de données. Non pas que nous n’ayons pas essayé de répondre à des questions de niveau supérieur. La liste des questions que nous avons décrites ci-dessus était toujours sous nos yeux. Les systèmes de coûts sont un très bon exemple de nos tentatives passées. Puisque ces efforts étaient basés sur un processus de décision erroné, ils ne nous ont menés nulle part.

Compte tenu de ce qui a été dit plus haut, nous devrions réserver les mots systèmes d’information aux systèmes capables de répondre à des questions nécessitant l’utilisation d’une procédure de décision. Les systèmes conçus pour répondre aux questions les plus simples devraient être appelés systèmes de données. Cette dernière décision implique qu’un système d’information ne doit pas être utilisé pour traiter les données disponibles, mais doit supposer l’existence d’un système de données et doit en aspirer les données requises. Une conclusion de grande portée, mais pas contre-intuitive. Ainsi, la puissance d’un système d’information doit être jugée principalement en fonction de l’étendue des questions auxquelles il peut répondre de manière fiable. Plus la portée est large, plus le système est puissant.

A partir de là, il semble que la première étape consiste à élaborer les procédures de décision appropriées pour chacune des questions susmentionnées, et pour beaucoup d’autres qui n’ont pas été mentionnées. La tentation de construire les différentes procédures de décision est très grande, d’autant plus qu’avec la TOC on se rendre compte que ces nouvelles procédures ne sont pas très compliquées ou exorbitantes. Au contraire, elles sont d’une simplicité embarrassante. Cela n’est pas étonnant lorsque nous remplaçons l’idée que presque tout est important par la prise de conscience que seules très peu de choses comptent vraiment, alors les choses sont merveilleusement simplifiées. La mentalité du «monde des coûts» est si profondément ancrée en nous qu’elle masque la réalité.

Mais n’oublions pas le but principal de cette discussion. Il s’agissait de définir la structure et la composition d’un SYSTÈME D’INFORMATION complet et fiable. Pouvons-nous le faire sans concevoir au préalable toutes les procédures de décision requises? Heureusement, la Théorie des Contraintes (TOC) a établi les lignes directrices pour dériver des procédures de décision pour répondre aux questions de management. Ce sont simplement les cinq étapes de convergence de la TOC. Avec elles on peut trouver la structure du système d’information requis qui peut répondre à toutes les questions de management. De plus, nous devrons de toute façon introduire ces concepts dans nos entreprises de manière progressive. La transition complète du monde des coûts au monde du Throughput (débit) ne se fera pas en une courte journée.

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