Le Management des Ressources de l’Entreprise (MRE) : Un Prérequis à Toute Implantation d’un Système ERP ou d’un SMQ

L’une des questions les plus difficiles auxquelles est confrontée toute entreprise envisageant une mise en œuvre d’un système ERP (Enterprise Resources Planning / Planification des Ressources de l’Entreprise) est la gestion des attentes de modifications logicielles par rapport à la réingénierie des processus d’affaires. Un excellent moyen d’échec de la mise en œuvre d’un système ERP est de s’attendre à ce que le logiciel soit radicalement modifié pour refléter les processus d’affaires actuels. De même, utiliser des changements de processus d’affaires en gros pour correspondre à un logiciel mal adapté peut être une erreur fatale. Faire une sélection approfondie du système pour assurer la meilleure adéquation logicielle possible pourrait permettre à l’entreprise d’économiser des millions en monnaie courante en coûts de mise en œuvre. Le meilleur conseil à une entreprise qui s’attend à ce que le nouveau système ERP ressemble exactement à son ancien système d’entreprise est d’arrêter, il est préférable pour elle d’économiser son argent et de rester avec l’ancien système si elle en possède un. Pensez-y : ajoutez le coût d’achat du nouveau système plus le coût de sa modification au coût et à la frustration de tenter de mettre en œuvre ce gâchis. Considérez ensuite qu’à la fin, le système ressemblera exactement à ce qu’il était avant ; le bilan aura une grande partie de ses actifs car le projet consomme de l’argent. Pourquoi s’embêter? Il est essentiel au cours de la phase de sélection que les processus d’affaires clés pour votre entreprise soient reflétés dans le système sélectionné. Nous parlerons plus tard, dans un autre article du processus de sélection d’un système ERP.

La bonne nouvelle est que le logiciel commercial standard a été programmé pour refléter les meilleures pratiques identifiées de l’industrie. Et, ces meilleures pratiques peuvent être utilisées comme catalyseur pour changer les processus d’affaires internes. La mauvaise nouvelle est que le logiciel est programmé pour refléter les meilleures pratiques de l’industrie. Si chaque entreprise qui achète le système modifie ses processus pour s’adapter au logiciel, alors comment l’entreprise se distinguera-t-elle pour obtenir un avantage concurrentiel ? Nous avons déjà lu certains articles qui suggèrent que la position concurrentielle viendra des entreprises qui peuvent implémenter le logiciel au moindre coût. Ce n’est pas une alternative acceptable ! Il doit y avoir de la place dans la mise en œuvre pour l’examen des processus opérationnels actuels et la recommandation de processus opérationnels améliorés. Cela doit être fait dans le cadre de la stratégie globale de l’entreprise. Lorsqu’il existe une stratégie claire, cela fournit le contexte pour les changements nécessaires à la fois dans les règles des processus d’affaires et dans la technologie. Fréquemment, la haute direction de l’entreprise sous-estime le nombre de changements requis dans les processus de l’entreprise et l’enthousiasme fou au début du projet ERP se transforme en désillusion de masse. Trop souvent, les prochaines étapes consistent généralement à rechercher les coupables, à punir les innocents et à promouvoir les non impliqués. Le résultat net est que l’entreprise a investi des millions en monnaie courante et n’a vu aucun retour sur cet investissement. Dernièrement, j’ai eu le plaisir de recevoir un PDG avec son conseiller d’une entreprise dans le domaine des boissons du Centre-Est de l’Algérie qui sont entrain de mettre en œuvre un système ERP. Lors de la discussion nous lui nous avons posé de petites simples questions. Et, au vu de ses réponses nous lui avons suggéré d’arrêter la mise en œuvre du projet car ils vont aller droit dans le mur. Il est nécessaire de faire une réingénierie de ses processus pour arriver à une gestion intégrée des ressources de l’entreprise, ensuite cristalliser cela dans le système ERP. Nous lui avons même montré comment mener ce type de projet à travers deux plans du projet, l’une pour la réingénierie des processus d’affaires et l’autre pour la gestion du changement de l’implantation du système ERP. Nous n’avons plus entendu parler de lui.

Comme tous les outils qui ont évolué vers l’ERP, ce dernier se concentre principalement sur la planification, mais la réalité est que la planification n’est qu’un élément du management efficace de l’entreprise. De nombreuses entreprises se sont lancées dans des projets majeurs pour mettre en œuvre des systèmes ERP avec très peu de résultats concrets. La raison pour laquelle beaucoup de ces entreprises n’ont pas réussi à tirer pleinement parti de l’ERP est que la plupart des entreprises ne sont pas organisées correctement pour tirer parti des nouveaux outils d’information fournis par l’ERP. De nombreuses entreprises qui tentent de mettre en œuvre des systèmes à l’échelle de l’entreprise ont rencontré des difficultés car l’entreprise n’est pas positionnée pour l’intégration. Les départements travaillent selon leurs propres objectifs. Les mesures sont fonctionnelles (optimisations locales) et non globales. Les gens sont des spécialistes et non des généralistes. Les informations sont diffusées sur de nombreux systèmes et plates-formes. Les systèmes sont souvent fragmentés et très peu de personnes ont une vision ou une compréhension de l’organisation à l’échelle de l’entreprise.

Le système ERP n’est qu’une partie du défi auquel la plupart des entreprises sont aujourd’hui confrontées. Il ne suffit pas de planifier les ressources nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ces ressources doivent également être gérées. Le Management des Ressources de l’Entreprise (MRE) décrit plus précisément toutes les fonctions de planification, de contrôle et de gestion nécessaires au fonctionnement efficace de l’entreprise. La question que vous devez vous poser est : Votre entreprise est-elle vraiment prête pour un système MRE intégré?

Nous avons un atelier de 2 jours, qui s’adresse aux dirigeants d’entreprises et aux chefs de département des fonctions, constitué une liste de contrôle – d’évaluation organisationnelle de 25 questions – qui fournit une référence simple et pratique pour déterminer si votre entreprise est prête pour l’environnement commercial concurrentiel d’aujourd’hui et son positionnement pour demain. Toutes les entreprises, au Canada à qui nous avons eu le privilège de dispenser cet atelier, sont arrivées à un score qui recommande pour les unes 1) qu’elles ont besoin de faire un travail important, et pour d’autre 2) qu’elles ont besoin d’un travail de préparation substantiel, et de ne pas faire l’achat d’un ERP avant que ce travail ne soit accompli.

En ce qui concerne les entreprises en Algérie, étant donné les caractéristiques économiques et historiques c’est la recommandation du point (2) qui est la plus sûre pour la réussite de l’implantation d’un système ERP.

Cette liste de contrôle d’évaluation organisationnelle a été élaborée pour vous aider à déterminer si votre entreprise est prête pour le Management des Ressources de l’Entreprise (MRE). Pour chacun des 25 critères, on note l’entreprise sur une échelle de 0 à 4. Un score de 0 correspond à l’absence de preuve de la caractéristique et un score de 4 correspond à celui où l’entreprise est pleinement conforme. En examinant de manière critique et en développant un score actuel pour votre entreprise, vous pouvez déterminer si votre entreprise est prête à être efficace dans la mise en œuvre du Mangement des Ressources de l’Entreprise. Si votre entreprise obtient 90 points ou plus, vous êtes sur la bonne voie pour intégrer avec succès ces outils ERP sophistiqués dans votre entreprise. Si votre entreprise obtient moins de 90 points, cette enquête vous aidera à identifier les domaines à améliorer pour que votre entreprise soit positionnée pour une utilisation complète de l’ERP afin d’obtenir de meilleurs résultats d’affaires.

Pour bon nombre des 25 caractéristiques, la première étape est une éducation et une formation adéquates. Cela ne veut pas dire que la formation des employés actuels est déficiente ou manquante. Avoir une expérience éducative commune qui se concentre sur les concepts d’entreprise intégrés inter-fonctionnels fournit un cadre commun à partir duquel l’entreprise peut construire une vision holistique. La formation fournit au personnel concerné un aperçu de la vision du processus d’affaires souhaité et des raisons pour lesquelles l’entreprise souhaite passer de sa situation actuelle à cette vision de l’avenir, tout en fournissant des informations sur les conséquences dans d’autres domaines fonctionnels. Compte tenu de ce quoi et pourquoi, la formation et la technologie fournissent les outils pour réaliser cette vision ou le comment. Sans la formation appropriée, la mise en œuvre peut devenir l’adoption de pratiques inadaptées simplement parce qu’elles sont inhérentes à la conception du système ERP.