La synergie TLS : concevoir la simplicité

Tout ce qui est là n’a pas vraiment besoin d’être là. La simplicité doit être conçue. Afin de concevoir quelque chose, on doit savoir exactement à quoi on a affaire et ce qu’on souhaite réaliser.

 On doit remettre en question et éliminer les éléments existants. Tout doit être remis en question. Tout doit justifier son existence. Les systèmes et les opérations ont naturellement tendance à se compliquer. Les choses qui étaient nécessaires à un moment donné peuvent ne plus être nécessaires. Là où quelque chose ne peut être justifié, alors il faut «s’en départir». Si on souhaite conserver quelque chose au nom de la tradition, que ceci soit une décision consciente.

Pour concevoir on doit être prêt à recommencer. Il est beaucoup plus facile, et tentant d’essayer, de modifier une opération ou une structure existante afin de la simplifier. Parfois, cependant, on doit pouvoir recommencer depuis le début. Il est nécessaire d’être clair sur ce qu’on essaye de faire, puis concevoir un moyen de le faire en ignorant totalement le système existant. C’est plus difficile, plus cher et moins susceptible d’être acceptable. On doit donc montrer les avantages du nouveau système suggéré et expliquer pourquoi les modifications ne produiraient jamais les mêmes avantages vus localement et globalement. Cette restructuration peut s’appliquer à l’ensemble d’un système ou l’ensemble d’une opération ou à une partie de ceux-ci.

La conception de la simplicité nécessite l’utilisation des concepts. Les concepts sont la façon dont l’esprit humain simplifie le monde qui l’entoure. Si on n’utilise pas de concepts, on travaille avec des détails. Il est impossible de se déplacer latéralement d’un détail à l’autre pour voir le tout. On doit revenir à un concept et ensuite trouver un autre moyen de sortir de ce concept. Les concepts constituent la première étape de la réflexion pour définir la direction et le but généraux. Une fois qu’on a cela, on peut trouver d’autres moyens de livrer ce concept avec des idées spécifiques et des détails concrets. Il est nécessaire de rappeler que les concepts ont précisément pour but d’être généraux, vagues et flous. C’est comme ça qu’ils travaillent.

Aussi, on doit peut-être décomposer les choses en unités plus petites sans perdre de vue le tout. L’organisation d’une unité plus petite est évidemment plus simple que celle d’une grande unité. Les plus petites unités sont elles-mêmes organisées pour servir le but le plus large. Ce processus implique la décentralisation et la délégation. Afin de comprendre quelque chose, on doit peut-être la décomposer en parties plus petites par analyse ou par commodité pour comprendre les interactions. Les systèmes complexes fonctionnent mieux lorsqu’il existe des sous-systèmes, chacun d’entre eux ayant une organisation plus simple, intégrée dans l’ensemble et pour la performance du tout (comme les minuscules cellules du corps humain).

Pour arriver à concevoir la simplicité on doit être préparé pour être prêt à échanger d’autres valeurs pour des raisons de simplicité. Un système qui cherche à être totalement exhaustif à travers l’exhaustivité de ses parties ne fait qu’accentuer la complexité. On doit peut-être faire le compromis entre cette exhaustivité locale et la simplicité globale. Ensuite, on doit concevoir un système parallèle pour traiter les cas exceptionnels. Tant que les erreurs restent inacceptables, on doit peut-être troquer la perfection à la simplicité pratique. La simplicité est une valeur réelle et on doit peut-être renoncer à d’autres valeurs pour obtenir la simplicité. Ce type de compromis nécessite un sens clair des valeurs et des priorités. Il n’est généralement pas possible d’avoir tout, il faut donc choisir entre différentes valeurs. Il est important d’être résolu et conscient des choix qui sont faits.

En dernier lieu, on doit savoir pour qui la simplicité est conçue. La simplicité est-elle conçue pour les utilisateurs (clients) d’un système ou pour les opérateurs et propriétaires du système ? La simplicité est-elle une facilité de fabrication ou de maintenance ? La simplicité est-elle synonyme de facilité d’utilisation ou de réduction des coûts ? Un changement de complexité peut signifier qu’un système est rendu beaucoup plus facile pour le client mais beaucoup plus compliqué pour l’opérateur. C’est plus souvent l’inverse qui se passe. Alors, qui est censé bénéficier de cette simplification ? Si tout le monde ne va pas en profiter, qui va en profiter ? La simplicité doit faire profiter tout le monde : les clients, les employés, les actionnaires et toutes les parties prenantes. C’est la synergie TLS (Théorie des contraintes, du Lean et de Six Sigma) qui conduit à la simplicité.